Par Steve GORDON, Directeur Général Valoptia
Préambule et enjeux
1. Qu'est ce qu'un projet technique et pourquoi les réaliser est-il important ?
Selon le référentiel du CIGREF, les projets techniques visent, a minima, à éviter l’obsolescence des systèmes de l'entreprise et de son infrastructure. Ce sont des projets dont la DSI est sa propre maîtrise d'ouvrage; ces projets n'étant généralement pas explicitement demandés par les métiers. En guise d'exemple, on peut citer : une migration windows 11, une migration SAP, la refonte du LAN du bâtiment, etc. Aux côtés des "projets métiers", les "projets techniques" constituent le "Build", c’est-à-dire la part de coûts de la DSI qui comporte le plus de dépenses "arbitrables". Projets techniques et métiers sont d'importance équivalente, la non réalisation de projets techniques pouvant engendrer divers problèmes :
Des retards dans la mise en œuvre de nouvelles technologies ou de nouveaux processus métiers, et donc potentiellement une perte de compétitivité de l'entreprise sur son marché.
Une dépendance trop forte à des fournisseurs spécifiques, avec un impact significatif sur la gestion et le sourcing des compétences (exemple du Mainframe dont certaines entreprises ont un plan de désengagement depuis plus de 10 ans !).
Ou encore un maintien de technologies obsolètes ou mal sécurisées, pouvant constituer une cible pour les cybercriminels.
2. Qu'est ce que l'immobilisation des projets informatiques ?
L'immobilisation des projets (informatiques ou non) est une pratique comptable qui consiste à enregistrer les coûts liés à la création ou à l'acquisition d'actifs immobiliers utilisés pour des projets informatiques spécifiques. Ces actifs peuvent inclure des serveurs, des logiciels, des équipements réseau ou stockage, ou encore des licences logicielles. On parle également "d'activation" des dépenses; dans le sens où les dépenses sont portées à l'actif du bilan de l'entreprise. Immobiliser les projets permet d'en répartir leurs coûts sur une période de temps; les coûts étant amortis sur la durée de vie utile de l'actif. Immobiliser ou non les projets est un choix d'entreprise :
Certaines entreprises préfèrent constater le plus de dépenses possible "en charge"; elles n'immobilisent alors pas; et réduisent leur résultat comptable à un instant T.
D'autres préfèrent immobiliser les charges, pour disposer d'un actif au bilan plus important, et également constater les charges dans le temps (T, T+1, T+2, etc.). L'impact de l'immobilisation se fait donc principalement au niveau du compte de résultat de l'entreprise
3. Existe t-il une norme internationale sur le sujet ?
Oui, la norme comptable IFRS (International Financial Reporting Standards) IAS 38 "Immobilisations incorporelles" régit l'immobilisation des projets informatiques. Selon cette norme, les immobilisations incorporelles sont des actifs non monétaires identifiables, sans substance physique, tels que les logiciels, les brevets, les marques et les droits d'auteur, qui sont contrôlés par une entreprise et qui sont censés apporter un avantage économique futur. Pour être reconnus en tant qu'immobilisations incorporelles, les projets informatiques doivent répondre aux critères suivants :
L'actif doit être identifiable, c'est-à-dire qu'il doit être séparable des autres actifs de l'entreprise.
L'actif doit être contrôlé par l'entreprise, c'est-à-dire qu'elle doit avoir le pouvoir de diriger l'utilisation de l'actif.
L'actif doit générer un avantage économique futur pour l'entreprise.
Le coût de l'actif doit être mesuré de manière fiable.
Si souhaité par l'entreprise, les projets informatiques qui répondent à ces critères peuvent donc être comptabilisés en tant qu'immobilisations incorporelles, et donc :
Etre portés à l'actif du bilan.
...Et amortis sur la durée de vie prévue du projet, sur la base d'un amortissement linéaire, afin de répartir le coût sur la durée de vie de la solution construite.
L'immobilisation des projets techniques
Contrairement à certaines croyances, rien dans la norme IAS 38 n'interdit d'immobiliser les projets techniques... tant que les critères rappelés précédemment sont respectés !
L'immobilisation des projets techniques suit donc la même logique que pour les projets métiers, que ce soit pour les infrastructures, les logiciels, ou les jours-homme.
1. L'immobilisation des coûts d'infrastructures et des logiciels
Dans le modèle CIGREF, l'immobilisation des infrastructures et des logiciels achetés dans le cadre de projets se gère naturellement via les visions P&L et Cash Out précédemment décrites :
Dans la vision Cash Out, nous utiliserons les activités "Achat de matériels" ou "Achat de logiciels" dans le cadre des projets), pour les créditer du total des dépenses réalisées. Dans une logique ABC, ces activités seront par la suite directement affectées aux projets techniques qui les ont nécessitées.
Dans la vision P&L, seuls les amortissements des dépenses sont pris en compte. Les amortissements des dépenses faites précédemment sont alors affectés sur des activités de type "Run" (ex: "Infrastructure X86, Unix, Mainframe, etc.") et, via la mécanique d'inducteurs mise en œuvre dans le modèle économique, permettront par la suite de valoriser un service particulier : le "SI de la DSI". En effet, mener des projets techniques vise à contrer l'obsolescence de l'entreprise; dans une vision amortie, cela revient à dire que ces projets, une fois mis en place, contribuent au coût du service CIGREF dit "SI de la DSI" ("IT for IT").
En voici une illustration graphique :
2. L'immobilisation des Jours-Homme de projets techniques
Dans le modèle CIGREF, les JHs des projets techniques sont capexisés de la même façon que ceux des projets métiers :
Tout d'abord, les dépenses JHs sont portées sur les activités du cycle projet pouvant être immobilisées, c'est à dire, si l'on suit les normes IFRS :
La phase de spécification/conception du projet, technique ou métier.
La phase de développement du projet. Pour un projet 'technique', nous parlerons alors plutôt de "réalisation", car il n'y a bien souvent pas de développement au sens "informatique" du terme.
Et enfin, la phase de mise en œuvre du projet (dite "go live").
Il s'agit ensuite de prendre en compte comptablement l'immobilisation, et pour ce faire, 2 activités du modèle sont utilisées :
Tout d'abord l'activité, négative, dite "Production Immobilisée", pour prendre en compte la partie des coûts que l'on souhaite immobiliser.
Et enfin, l'utilisation de l'activité "d'Amortissement des JHs projets immobilisés" pour prendre en compte la quote-part d'immobilisation de l'année concernée.
En voici une illustration graphique :
Conclusion
Nous avons vu ce qu'étaient les projets techniques et pourquoi il était important de les réaliser. Nous avons également compris ce que signifie d'immobiliser un projet et qu'il existe une norme internationale sur le sujet, qui s'applique à la fois pour les projets métiers, mais également pour les projets dits "techniques". Nous avons conclu par décrire la mise en œuvre de l'immobilisation des projets techniques dans le cadre d'une démarche Activity Based Costing s'appuyant sur le référentiel du CIGREF, qui pour information a été mis à jour très récemment.